Tu travailles en équipe et tu as besoin de centraliser les communications ? Tu recherches un outil collaboratif gratuit pour améliorer la productivité de ton équipe ?
Cet article vise justement à te présenter les meilleurs !
Les outils collaboratifs permettent de partager et d’échanger des informations en groupe. Si ces-derniers ont longtemps été réservés aux grosses entreprises, il en existe aujourd’hui une panoplie. Une part importante d’entre eux sont totalement gratuits ou bien disposent d’une offre gratuite suffisante à leur utilisation.
Dans cet article, tu vas découvrir :
- 5 outils collaboratifs gratuits
- une description objective de ce qu’ils proposent
- à quels types d’activités en ligne ils sont destinés
Commençons sans plus attendre avec la première application.
1. Asana (gestion de tâches)
Le premier des 5 outils collaboratifs gratuits n’est autre qu’Asana.
C’est l’un des outils de communication d’équipes et de gestion de projets les plus connus. Ce logiciel créé par l’un des co-fondateurs de Facebook offre une interface intuitive qui permet une vue d’ensemble des tâches et des projets à venir. Il permet aussi de suivre les progrès en temps réel et les mises à jour de statut associés à chaque équipe ou à chaque employé.
Asana permet d’analyser les tâches à réaliser grâce à :
- une liste des tâches
- un calendrier
- des fichiers associés
- un tri par priorité
- un tri par date d’attribution, date d’échéance
- des descriptions de tâches, de sous-tâches
Il est à préciser qu’un seul utilisateur peut être affecté à une tâche, mais que plusieurs autres peuvent être ajoutés comme collaborateurs. Les utilisateurs peuvent bien entendu créer des notes de tâche, télécharger des fichiers et étiqueter d’autres membres de l’équipe.
Asana s’intègre parfaitement à de nombreux logiciels de vidéoconférence comme GoToMeeting, Zoom et Microsoft Teams. Il s’intègre aussi à d’autres outils de communication comme Slack, Office 365, G Suite, Adobe Creative Cloud et Dropbox.
La version gratuite d’Asana permet :
- Un maximum de 15 utilisateurs
- Des vues de la liste des tâches et du tableau
- Création et affectation de tâches
- Fonctionnalité de calendrier
- Fonctions de planification
- Modèles de projets
- Boîtes de réception des utilisateurs
- Création d’équipes
- Épinglage de certaines tâches
- Rapports de base sur les tâches et les utilisateurs
- Commentaires sur les tâches
- Versions mobile, ordinateur et Mac
Les formules payantes d’Asana offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que les formulaires, la génération de rapports, l’analyse de la charge de travail mais aussi l’automatisation. En clair, la version gratuite
suffit amplement !
À quelles activités est-ce destiné ? : Nous recommandons Asana aux petites et moyennes équipes qui travaillent à distance sur un projet commun. C’est un outil qui facilitera le travail des managers, leur permettant d’assigner du travail à un employé et d’y laisser des notes facilement.
2. Microsoft Teams : appels de groupe
Tu dois déjà la connaître, Microsoft Teams est une application d’appels groupés.
Les utilisateurs peuvent se réunir en vidéo, ou uniquement activer leur micro. Ils peuvent aussi échanger des messages et des fichiers via une messagerie instantanée. En effet, tu pourras créer des groupes de conversation distincts et choisir qui y aura accès.
Les réunions vidéo peuvent accueillir jusqu’à 100 participants pour une durée maximale de 60 minutes. Le partage d’écran, la planification des réunions et la messagerie instantanée illimitée sont également disponibles pendant ces vidéos.
Microsoft Teams a cet aspect très professionnel, très propre, qui plaira aux moyennes et grandes entreprises qui aiment échanger dans un cadre sérieux. Tu peux utiliser Teams comme outil collaboratif en ligne depuis leur site internet, mais télécharger l’application rend son usage plus facile.
La version gratuite de Microsoft Teams comprend :
- Les appels audio
- Les arrière-plans flous
- Les arrière-plans personnalisés
- La messagerie instantanée
- Utilisateurs illimités
- Historique des discussions de groupe
- Partage de fichiers (2 Go / utilisateur, 10 Go / équipe)
- Plus de 250 intégrations d’applications
À quelles activités est-ce destiné ? : Microsoft Teams est idéal si tu souhaites faire des réunions avec des collaborateurs dans un cadre très professionnel.
3. Buffer : programmation des réseaux sociaux
L’outil collaboratif gratuit que nous nous apprêtons à te présenter est destiné aux réseaux sociaux.
En effet, les réseaux sociaux sont devenus un outil de marketing surpuissant, les entreprises qui y sont bien installées en récoltent les fruits chaque jour.
Justement, l’outil Buffer, est une solution de gestion d’équipe des réseaux sociaux. Il permet notamment de rédiger et de programmer des messages simultanés sur Facebook, Twitter, LinkedIn. Mais ce n’est pas tout. Cette plateforme permet à une équipe de prévoir et planifier la publication de contenu. À chaque utilisateur peut être assigné un rôle et des tâches à réaliser dans un temps escompté.
Avec la version gratuite de Buffer, tu pourras :
- gérer un compte Twitter, Facebook, LinkedIn ou Instagram
- prévoir 10 programmations par jour maximum
Il est vrai, le plan gratuit de Buffer est limité. Mais nous te suggérons de l’essayer et de constater combien il peut t’aider dans ton activité avant de souscrire à un abonnement payant. Parce que Buffer reste le meilleur outil collaboratif de gestion des réseaux sociaux.
À quelles activités est-ce destiné ? : Buffer est clairement fait pour toi si tu utilises les réseaux sociaux pour promouvoir ton activité et que tu souhaites manager une petite ou moyenne équipe.
4. G-Suite : stockage intelligent
La solution collaborative de G Suite est probablement la plus utilisée par les entreprises et les particuliers.
Google G-Suite met à disposition différents outils qui peuvent être collaboratifs ou non, tels que :
- Google Documents
- Google Sheets
- Google Agenda
- Google Mail
Google Docs et Google Sheets permettent de créer des documents et d’inviter des utilisateurs pour qu’ils puissent interagir dessus. C’est un très moyen de travailler à la réalisation de tâches simples. On peut imaginer qu’un Google Sheet soit utilisé par une équipe pour agencer et prévoir des tâches sous la forme d’un tableau de type Excel.
Il faut préciser que G Suite met en place 3 types de statuts pour les utilisateurs invités sur un document :
- lecteur : permet uniquement de visualiser le document
- commentateur : permet de laisser des notes
- éditeur : permet de modifier le document
Tout ce dont tu as besoin pour utiliser cet outil collaboratif gratuitement est d’une connexion internet avec un débit pas forcément élevé. Tu peux aussi personnaliser un calendrier et le partager avec les membres de votre équipe, ou bien même configurer des notifications par e-mail pour les événements les plus importants.
Mais le vrai avantage de G-Suite c’est que tous les outils sont centralisés sur une plateforme, faciles à utiliser, et tout est stocké dans un cloud. Tu n’auras jamais à craindre de perdre des documents car ils sont automatiquement enregistrés.
À quelles activités est-ce destiné ? : Pas besoin de diriger une équipe pour utiliser Google Suite. Même si tu travailles seul, cet outil fera office de stockage gratuit pour toi. D’autant plus que tu seras probablement amené à partager des documents à certains collaborateurs.
5. Loom : enregistrement de vidéos
Voici le meilleur outil collaboratif gratuit pour enregistrements vidéos de son écran.
Comme tu l’as compris, c’est une application d’enregistrement d’écran basée sur le cloud et dotée d’une extension Chrome qui facilite le partage des vidéos. Pour s’enregistrer c’est très simple, pas la peine d’avoir à faire des configurations techniques. En fait, il suffit de cliquer sur un simple bouton démarrer et de choisir si l’on vend activer :
- l’enregistrement de l’écran (automatique)
- l’enregistrement du son (à cocher)
- l’enregistrement de la caméra (à cocher)
Tu te demandes quel est l’intérêt de partager des enregistrements vidéo ? Et bien, c’est tout simplement un gain de temps et d’efficacité. Il est beaucoup plus pratique d’expliquer quelque chose en vidéo sur son ordinateur qu’en envoyant un simple message texte ou un audio.
Pour ce qui est du stockage des vidéos, Loom s’occupe de tout ! Une fois avoir fini ton enregistrement, tu n’as plus qu’à choisir à quelles personnes tu veux l’envoyer.
Voici quelques façons d’utiliser Loom :
- corriger le travail d’un collaborateur en lui expliquant ce qui ne va pas
- donner un cours / une petite leçon
- expliquer quelles tâches un employé a à faire
et bien d’autres …
Il n’y a rien de plus facile que Loom, nous te le recommandons à 100%, d’autant plus que c’est gratuit !
À quelles activités est-ce destiné ? : Si tu communiques avec des collaborateurs ou des employés pour ton activité, tu seras probablement amené à devoir leur faire de longues explications ou leur montrer des tâches spécifiques depuis ton ordinateur. Loom te facilitera la tâche.
Profite des meilleurs outils collaboratifs gratuitement !
Ça y est, te voilà à même d’utiliser les meilleurs outils collaboratifs sans dépenser un seul euro. Désormais, tu connais 5 excellents logiciels collaboratifs, tu sais comment ils peuvent t’aider et dans quelle mesure ils seraient utiles à ton activité.
Profites-en, car on ne le répète jamais assez, ces plateformes collaboratives sont gratuites !
Tous ces outils en ligne te permettent d’essayer, sinon à la totalité de leurs fonctionnalités, à la majorité de leur service sans devoir payer. Alors essaye ceux qui te semblent utiles sans plus attendre.
D’ici là, nous t’invitons à voir les outils proposés par Vie de Dingue, ils pourraient eux aussi t’aider à faire décoller ton business car ils sont destinés aux entrepreneurs indépendants ou aux petites équipes derrière leur ordinateur.